Design Sprint 101

¿Qué es Design Sprint?

Su nombre viene de Sprint: cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días, libro escrito por Jake Knapp de Google Ventures, una empresa que invierte en empresas jóvenes y prometedoras.

Design Sprint es una metodología que permite crear uno o varios prototipos y realizar  pruebas con usuarios finales de forma rápida, en un periodo de 5 días. Se dedica cada día de la semana a una fase específica, como lo podemos ver a continuación:

Imagen tomada de: Sprint por Jake Knapp (2016)

¿Necesito un Equipo? ¿A Quiénes Debo Incluir

De acuerdo con Jake Knapp, el tamaño ideal del equipo para un proceso de sprint es de 7 personas o menos. Con más personas, el sprint se puede mover lento y mantener al equipo enfocado y productivo puede ser complicado.

Dentro del equipo, existen 2 roles vitales que no son negociables:

El ‘Decider’: Esta persona es la encargada de tomar decisiones en momentos necesarios para el proyecto. Ejemplos de ‘Decider’: el CIO, un miembro fundador, un gestor de producto o un líder de equipo; todos estos tienen el peso para tomar decisiones.

El Facilitador: Esta persona es la encargada de manejar los tiempos, conversaciones y el proceso en general. El facilitador debe mantenerse neutro en las decisiones por lo que no puede ser la misma persona que cumple la función de Decider. 

Además, es importante contar con personas que van a crear o dar soporte al servicio, dado que éstas conocen cómo es que funciona (desarrolladores, diseñadores, control de calidad) y también otros expertos tales como un especialista en finanzas (conoce los elementos financieros de la empresa), experto en marketing (conoce el funcionamiento de los mensajes internos y externos que maneja la empresa) y alguien que hable continuamente con los clientes (servicio al cliente) dado que conoce cuales son las mayores quejas.

Días de la Semana

A continuación, explicamos lo que se realiza cada día de la semana: 

Lunes

En este día, las discusiones van a crear el camino para toda la semana. Se define cuál es el objetivo final del proceso, a largo/mediano plazo. Luego hace una lista de todas esas preguntas incómodas que deberán ser contestadas al final del proceso (se tiene que pensar en todo lo que puede salir mal, escenarios complejos, posibles ‘blockers’, etc).

Se mapea el proceso que queremos atacar, donde se pueda ver cómo se van a mover los clientes en el servicio o producto. Se realizan entrevistas con expertos fuera del equipo para que brinden retroalimentación y ayuden a crear una visión más completa (corregir el mapa y/o objetivo a largo plazo si es necesario). 

Luego de revisar el objetivo o meta a largo plazo, las preguntas del sprint, el mapa y las notas que se tomaron, el equipo debe seleccionar un objetivo determinado que sería una parte específica del mapa para el resto de los esfuerzos del sprint.

Imagen tomada de: Sprint por Jake Knapp (2016)

Martes

“En el lunes, tú y tu equipo seleccionaron el problema, además ,seleccionaron el segmento u objetivo para trabajar en el Sprint. El Martes se centrarán en soluciones”, dice Jake Knapp.

El martes comienza con la búsqueda de ideas ya creadas que se puedan utilizar en la tarde para informar la solución. No se trata de copiar exactamente sino de ver métodos o formas de hacer y/o presentar los productos, los cuales pueden ser inclusive de otros sectores. También se pueden seleccionar ideas que ya existieron pero no se ejecutaron en el historial de la empresa. 

Cada persona selecciona un par de ideas y las escribe en la pizarra. Luego de eso, cada uno da una demostración de sus ideas donde los otros miembros del equipo harán preguntas y las notas importantes serán apuntadas en la misma pizarra. El resultado final es una pizarra llena de ideas que se transforman en soluciones potenciales. 

Cada persona tomará su tiempo para plasmar sus ideas en un ‘sketch’, el cual es un tipo de flujo estilo caricatura que explica cómo se utiliza o interacciona la idea ya plasmada visualmente. El sketch es importante ya que es la mejor forma para transformar ideas en soluciones concretas que pueden ser criticadas y evaluadas por el resto del equipo. 

Miércoles

Se debe seleccionar el sketch ganador. El ‘framework’ nos da una guía de 5 pasos:

1. Poner todos los sketches sobre la pared
2. Mapa de calor: todos el equipo mira todas las soluciones y utilizan stickers de puntos para marcar las partes interesantes.
   a) Si surgen dudas, se anotan y se pegan con una nota.
3. Se da una crítica rápida de las mejores cosas de cada solución y se agregan notas para capturar grandes ideas. 
   a) Aquí el facilitador narra desde su perspectiva en 3 minutos lo que entiende del sketch. 
   b) Se sacan ideas que sobresalen, como por ejemplo, las áreas con más votos.
   c) Se discuten dudas y preocupaciones. 
   d) El creador habla hasta el final y explica cualquier idea que no se vió.
   e) Se prosigue al siguiente sketch y se repite el proceso. 
4. Cada persona escoge una solución y vota.
5. El ‘Decider’ cuenta con 3 súper votos que distribuye a su gusto y con esto se termina de definir cuáles serán las ideas a prototipar.

Imagen tomada de: Sprint por Jake Knapp (2016)

Con las ideas seleccionadas se pasa a la creación de un ‘storyboard’ donde, como si fuera un comic, se debe ir mostrando cuadro por cuadro el flujo del proceso con la solución escogida. Entre más detallado a nivel de pasos sea, mejor será debido a que esto marca la pauta para la creación del prototipo.

Jueves

El Jueves se adopta la filosofía de imitar, la cual transforma el ‘storyboard’ en un prototipo realista. Si se tiene una idea para una gran solución, en lugar de tomar semanas, meses o años construyéndose, se va a fingir:  en un solo día se va a crear un prototipo que parecerá real para que al día siguiente los clientes puedan reaccionar de forma más natural al mismo.

Existen 4 principios a la hora de crear un prototipo:

1. Todo se puede prototipar. Se debe creer en esta declaración.
2. Se construye solamente lo suficiente para aprender, pero nada más. Es solo una fachada con la que los usuarios puedan reaccionar. 
3. Los prototipos son descartables. Por eso un día es perfecto, se evita ligarse emocionalmente a una solución. 
4. El prototipo debe parecer real. 

Cerca de las 3 de la tarde, el framework de Design Sprint solicita hacer una prueba de funcionamiento, así queda algo de tiempo para arreglar errores y cubrir huecos que se encuentren en el prototipo. Una persona del equipo va a utilizar el prototipo narrándolo. 

Viernes

“La semana comenzó con un gran reto y un equipo de trabajo, nada más. Para el viernes, ya se tienen soluciones prometedoras, se escogieron las mejores y se construyeron prototipos. Ya con eso sería productivo para una semana de trabajo”, dice Jake Knapp

Una persona del equipo va a actuar como entrevistador y se realizan entrevistas a 5 personas, potenciales clientes, uno a la vez. Se les pide a las personas que completen una tarea con el prototipo y se les harán algunas preguntas para entender qué están pensando mientras lo usan. En otra habitación, el resto del equipo verá un video en directo y tomarán notas de las reacciones del cliente. Se realizan 5 entrevistas porque según la metodología, luego de esto solo se repiten patrones. 

Todo el equipo debe observar las entrevistas. Esto agiliza el proceso dado que todos absorben los resultados al instante, las conclusiones serán mejor como grupo, se evitarán problemas de credibilidad y al final del día, el equipo puede tomar una decisión informada acerca de qué hacer luego.

Conclusión

Puntos finales:

• Se debe revisar el objetivo a largo plazo además de las preguntas que se plantearon el Lunes. 
• Puede que no se respondan todas las anteriores pero deberá existir progreso. 
• No se puede perder. Si se logró probar el prototipo con clientes, se obtuvo el mejor producto: averiguar en 5 días si la idea que se tiene como empresa es correcta. 
• Se pueden tener fallos que resultan en buenas noticias económicamente (dado a que se evita gastar recursos) o éxitos que pueden necesitar ajustes o un nuevo ciclo.
• Cómo hemos aprendido, este framework nos ayuda a evaluar problemas y buscar la factibilidad de posibles soluciones. Inclusive en temas financieros, Design Sprint puede ayudar a una empresa a no caer en compromisos o inversiones económicas sin conocer un éxito potencial de la idea. Pero también hay que tener claro que se necesita tiempo, un equipo y potencialmente una semana de trabajo, lo cual puede dar como resultado la necesidad de realizar o descartar varias iteraciones. Esto se vuelve un compromiso que las empresas tienen que aceptar, sino pueden convertirse en enemigo de la innovación.